Senzillament és una factura esborrany la qual és enviada a un comprador amb els detalls específics que posteriorment seran inclosos en la factura original per tal d'informar dels detalls i esperar la seva aprovació. La factura proforma no és document comú sinó una declaració de l'compromís de l'venedor a l'promocionar béns o serveis específics a l'comprador.
A diferències de les més conegudes aquestes factures no són registrades com comptes per cobrar pel venedor ni estan registrades com comptes per pagar, és a dir no formen part de la comptabilitat d'un negoci com a tal. Bàsicament fa el paper d'una oferta comercial o donat cas un esborrany de factura, sent un acord comprador-venedor que es fixa com a compromís entre els dos abans de fer el tracte final.
Un altre dels usos que se li dóna a aquesta factura a nivell comercial és de comprovant, que especifica una operació que encara no s'ha consumat, ja que el client no ha rebut la mercaderia ni l'ha pagat. Per detallar la diferència d'una factura ordinària, la proforma deixa en clar el que és en el mateix document a més de posseir una altra sèrie numèrica o simplement no va numerada i no pot ser substituïda per una ordinària. En l'àrea de el dret, s'usa aquesta factura com sentència final per possibilitar el desenvolupament d'un procés legal. Per la seva part en el comerç internacional aquesta factura ha de ser lliurada a la duana quan la real no està en disposició a l'hora de produir-se en un enviament.
Hi ha dos grups establerts en el cas de la lingüística, les quals són:
- Proforma pronominal: és la més coneguda, serveix per suplir 1 sintagma nominal o un de determinant de ser el cas.
- Proforma no pronominal: en el nostre idioma tal concepte no existeix, però en italià, francès o català si l'utilitzen. La funció d'aquesta és substituir un sintagma preposicional depèn de la llengua pot tenir diferència i particularitats.
Els dades a consignar en aquesta factura, són els següents:
- Data.
- Noms.
- Raons comercials de venedor-comprador.
- Denominació precisa i quantitat de mercaderia.
- Preu unitari i quantitat de mercaderia.
- Forma i condicions de pagament.
- Tipus d'embalatge.
- Termes de lliurament de la mercaderia.
- No cal signatura autoritzada.
- Aquestes dades poden ser consignades a la factura comercial un cop confirmada la comanda per part de comprador.
