Una despesa és un cost que ocorre com a part de les activitats operatives d'una companyia durant un període comptable específic. Segons el mètode comptable d'acumulació, s'informa una despesa en l'estat de resultats per al període quan: el cost coincideix millor amb els ingressos relacionats, el cost es s'esgota o expira, o hi ha incertesa o dificultat per mesurar el cost benefici a futur.
Per exemple, a l'elaborar la declaració d' ingressos d'un minorista per al mes d'agost s'ha d'informar el cost dels béns que es van vendre en aquest mes. (La data en què el minorista va pagar els béns no és pertinent.) Les comissions que guanya el personal de vendesper haver venut els béns a l'agost s'han d'informar com una despesa en l'estat de resultats d'agost (fins i tot si les comissions es paguen al setembre). El cost de l'electricitat utilitzada en el mes 8 també s'ha d'incloure com una despesa en l'estat de resultats d'aquest mes (encara que la factura es rep al setembre i es paga a l'octubre). Aquests exemples indiquen que una despesa pot ocórrer en un període comptable que és diferent de el període en què l'empresa paga per l'article. Per tant, la paraula despesa té un significat que és diferent de l'pagament.
Les despeses sovint es divideixen en 2 classificacions principals: operativa i no operativa.
Les despeses d'operació involucren les principals activitats d'una empresa. Per exemple, les despeses d'operació d'un minorista inclouen: el cost dels béns venuts, i les despeses de venda, generals i administratius (SG & A). La companyia pot ordenar aquestes despeses per departament, línia de productes, sucursals, etc.
Les despeses no operatius d'un minorista es refereixen a les seves activitats incidentals. Una despesa comú no operatiu per a un minorista és la despesa per interessos.
El compte de despeses és un compte de contra equitat que té un saldo deutor. Això vol dir que l'equitat es redueix a mesura que l'empresa genera més despeses. Això té sentit ja que les despeses disminueixen els ingressos nets o els guanys de la companyia. Es pot veure això clarament en l'equació comptable expandida on:
Equitat = capital de l'propietari - recessos + ingressos - despeses.
A mesura que el compte de despeses augmenta, el capital total de la companyia disminueix.
