Els rebuts, com a document, serveixen com a prova. Suposem que un home contracta un home de gas per fer una nova connexió a casa seva. Tots dos acorden que el pagament es realitzarà en dos terminis: quan el propietari de la casa paga el primer, la companyia de gas li lliura un rebut que funciona com un registre. Al paper es pot llegir: "Vaig rebre del Sr. X la suma de I pesos en concepte de". D'aquesta manera, davant d'una possible demanda per part de l'gas per una suposada falta de pagament, la persona que va contractar el servei pot mostrar el rebut, que ha de ser signat per qui guarda el diners.
Hi ha diferents formats de rebuts. En alguns casos, el mateix rebut es completa per duplicat, deixant una còpia per al qual paga i una altra per al que obté els diners. En altres casos, una factura pot servir com a rebut.
La diferència entre la factura i el rebut, en qualsevol cas, és important, ja que els rebuts generalment no tenen valor fiscal o funcionen com un comprovant vinculat a un impost. Existeixen altres termes relacionats, que generalment també són percebuts com a sinònims pel públic en general, encara que un emprenedor ha de comprendre'ls perfectament per intentar portar els seus negocis amb la major transparència i legalitat possible.
Un certificat de pagament serveix per legitimar que ha pagat per un servei o producte. De vegades també té la funció de control fiscal.
Existeixen diferents tipus segons el format, si està registrat, i altres característiques:
- Factura o factura de pagament: són els dades de l'remitent i el destinatari, els detalls dels productes i serveis subministrats, els preus unitaris, els preus totals, els descomptes i els impostos.
- Bitllet o tiquet: generalment els imprimeix una impressora fiscal (on està registrada) en un rotllo de paper (que després es talla manual o automàticament) d'un ample considerablement menor que les factures. Cada butlleta es registra a la memòria de la impressora automàticament. A l'Argentina, aquells amb un impressor fiscal d'imprimir butlletes sense excepció (no hi ha una suma mínim).
- Comprovant o rebut de pagament: es troben les dades de l'xec emès a favor d'una persona o empresa, i el detall de les factures o serveis que es paguen amb aquest xec emès, qui ho opera, qui el revisa, qui el rep d'acord amb la descripció, data de recepció, descripció de les factures (nombres pagats), preus totals, descomptes i impostos. S'usa per registrar per una companyia que va ser el que es va pagar o es va fer amb l'emissió d'aquest xec que està en la còpia de l'comprovant.
