Una base de dades és la recol·lecció d'una quantitat determinada d' cúmuls d'informació dels quals estan relacionats uns amb altres, per determinar el grau d'expansió d'una base de dades, s'ha de tenir consciència del que s'està administrant en aquesta base. Les dades que estan continguts en una base de dades són els suficients per a realitzar estudis estadístics, generalment això es realitza amb la finalitat de sintetitzar treballs administratius quan l'entrada d'informació i d'arxius de dades és constant. L'organització de dades pròpies d'un sistema ha de tenir un ordre que faciliti la ràpida localització d'alguna dada en específic.
Les bases de dades o sistemes d'informació es mostren a la història com a grans espais destinats a guardar informació en grans quantitats d'un mateix tipus o rubro. En l'antiguitat, en institucions on s'allotgen informacions permanents com les organitzacions de migració i estrangeria, universitats, ministeris públics i serveis d'identificació, guarden les carpetes amb la informació de les persones en grans prestatgeries col·locades en rails per compactar els passadissos i així estalviar espai, inclusivament encara es conserven aquests mecanismes en certes institucions públiques per temor a una estafa o problema que s'han causat amb les bases de dades tecnològiques a la xarxa.
Aquestes bases de dades computarizadas tenen l'avantatge de sintetitzar l'espai que ocupa una base de dades física, ja que aquesta es limita a un espai en una xarxa local de dades digitals oa un espai web destinat a la protecció d'aquests arxius, millor conegut com núvol de dades. Aquestes bases de dades tenen una infinitat de facilitats, si es tracta d'una base al web (núvol) aquesta podrà ser accessible des de qualsevol dispositiu que posseeixi internet, en l'actualitat hi ha aplicacions per a equips mòbils com els Smartphoneper obrir aquests núvols, a més d'això, proporcionen a l'amo un determinat sistema de seguretat amb el qual es mantindrà fora de perill, aquests van des de claus d'accés, fins a preguntes de seguretat i monitoratge constant en cas d'intents fallits a l'accés. Les bases de dades són necessàries en qualsevol organització que mobilitzi constantment informació de el mateix caràcter, a més la seva cura i ordre preserven la qualitat administrativa de les institucions.
