La indexació automàtica extracció de dades d'un conjunt d'un document o text determinat que serveixin per donar detalls complets externs de la mateixa. Aquestes dades poden ser des text, fins i tot imatge i so. Aquest procés es realitza a través d'un programa informàtic que escull els elements seguint una sèrie de paràmetres establerts anteriorment. Aquest procés no és més que una classificació amb paraules o elements claus que facilitin la seva recerca entre un cúmul gran de similars.
La indexació automàtica és comú entre les organitzacions que realitzen treball entre recursos humans i administratiu. Les grans quantitats d'informació han de ser qualificades i classificades en sèrie ordenades perquè la seva ubicació sigui necessària tant per al que la requereix com per al que manté en peu el sistema.
El emmagatzematge de dades és vital per a qualsevol tipus d'organització, no només per mantenir un històric, sinó per tenir un suport ampliat de seguretat que garanteixi que el contingut dels documents és cert i que en cas de pèrdua ha un suport que ho comprovi.
Els que apliquen la indexació converteixen el llenguatge controlat (descriptors i encapçalaments de matèria) una vegada que es busquen i troben els seus equivalents en els llenguatges d'indexació (tesaurus, llistes d'encapçalament de matèries o llistat alfabètic de descriptors). D'aquesta manera, aquests descriptors o encapçalaments de matèria serveixen per a l'emmagatzematge d'aquests documents en bases de dades o catàlegs i recuperació també per a la seva posterior recuperació. Per tant, l'objectiu general de la indexació és l'emmagatzematge i recuperació de informació.
