S'entén per indexació a l' procés de descripció detallada de l'contingut d'un escrit o document, extraient, principalment, paraules clau que representin de manera adequada el text. El seu principal ús es dóna quan es van a recuperar o buscar arxius dins d'un sistema de de recuperació, organització o magatzem, per reduir el temps de recerca i difusió. Està moderat sota la norma ISO 5963, imposada en l'any 1985. Específicament, s'elabora una mena d'índex que ajuda per a cada document, el qual no només conté paraules de summa importància dins de l'contingut, també s'inclouen resums de la mateixa, a l'igual que el desglossamento anàlisi del tema. De la mateixa manera, és regit per una política, la qual pot variar segons la institució que la faci servir, encara que aquests sempre són retratats en manuals especials per a ells.
A l'igual que en molts processos que inclouen classificació i anàlisi de documents, aquest consta d'algunes etapes, com els són: llegir minuciosament el tema que es tracta dins el document; triar els punts essencials en el tòpic; desglossar els conceptes escollits amb paraules específiques, o col·locar-sota un vocabulari controlat; finalment, s'estableixen connexions entre els termes extrets finalment d'el text. Per tant, indexació lliure és el procés en el qual es planteja un resum amb termes claus d'un document, amb la diferència que aquest, en la fase de col·locar-lo sota un vocabulari controlat, aquest no és utilitzat, sinó que les paraules són propostes pel subjecte que realitza l'activitat o són presos de forma directa el document.
